Pre-, in- en post-employment screening

7 Apr 2023
Arbeidsrecht

Pre-, in- en post-employment screening

Bij het aannemen van personeel is het in sommige branches gebruikelijk dat de werkgever een kandidaat medewerker vooraf laat screenen. Vooral ten aanzien van sommige (gevoelige) functies is dit van belang. Op deze manier kan potentiële schade worden beperkt. Immers, door iemand aan te nemen die mogelijk niet over de beweerde competenties beschikt of niet dezelfde normen en waarden hanteert als de onderneming, kan dit schadelijk zijn voor de onderneming. De werkgever die een kandidaat wil screenen voordat hiermee een samenwerking wordt aangegaan, zal zoveel mogelijk willen weten over deze kandidaat om te bepalen of de kandidaat voor de onderneming een mogelijk risico vormt. De functie bepaalt de noodzaak en diepgang van de gewenste screening. Daarnaast zijn er ook nog andere screeningen denkbaar.

Er zijn drie soorten screeningen:

Pre-employment: een werknemer wordt hierbij vóór de indiensttreding gescreend. Het doel is het voorkomen van het binnenlaten van risicodragende kandidaten waarvan de risico’s niet voldoende gemitigeerd kunnen worden. Het doel van een screening is dus niet om de geschiktheid van een kandidaat voor een functie vast te stellen, maar om de (toekomstige) betrouwbaarheid, integriteit en loyaliteit van een kandidaat te onderzoeken.
In-employment: screening tijdens het dienstverband. Hierbij is de waarborging van privacy van de werknemer cruciaal, waarvoor er een duidelijk en concreet beleid is vereist.
Post-employment: screening na einde dienstverband. Het doel is om verlies en/of misbruik van vertrouwelijke informatie, externe fraude en criminaliteit door voormalige medewerkers te voorkomen. De focus bij deze vorm wordt beoordeeld of de medewerker een risico kan vormen voor de organisatie na uitdiensttreding.

Aandachtspunten bij screening van personeel

Waar moet de werkgever op letten bij zo’n screening?

Doorgaans wordt voor een screening een extern onderzoeksbureau ingeschakeld. Dit is ook aan te bevelen in verband met gewenste zorgvuldigheid.
Een besluit tot het hanteren van een in-employment screening is instemmingsplichtig. Dit betekent dat de ondernemingsraad het recht heeft om daarover mee te beslissen. Een passend screeningsbeleid waarin het hele proces nauwkeurig en gedetailleerd wordt omschreven, waaronder ook de screeningstools, de partijen/personen binnen de organisatie die verantwoordelijk zijn voor de specifieke screeningsonderdelen, is hiervoor vereist.
Vervolgens dient de verwerking van de gegevens altijd te voldoen aan de privacywetgeving (o.a. Algemene Verordening Gegevensbescherming, ‘AVG’) en er dient te worden nagegaan of er voor de verwerking een geldige grondslag is. Uitgangspunt van de AVG is steeds dat er voor het verzamelen van informatie over een kandidaat of een werknemer een legitiem doel dient te zijn. Er dienen bijvoorbeeld bepaalde veiligheids- en/of integriteitseisen te gelden om bepaald diepgaand onderzoek te doen naar de achtergrond van een kandidaat. Dit kan als er specifieke regelgeving is voorgeschreven, bijvoorbeeld in de financiële sector.
Als een kandidaat toestemming geeft informatie over hem/haar te verzamelen, zal de (potentiële) werkgever dit mogen doen. Het gaat dan om het geven van toestemming uit vrije wil. Onder bepaalde omstandigheden kan er echter getwijfeld worden aan de vrije wil van deze toestemming, omdat de kandidaat of de werknemer in een economisch afhankelijke positie verkeert ten opzichte van de (potentiële) werkgever. Deze afhankelijkheid zal weer afhangen van de specifieke situatie, waaronder de opleiding en ervaring van de kandidaat, zijn bekendheid met de gevolgen van zijn toestemming, de zwaarte van de eisen voor de betreffende functie en de omvang van het risico. Van belang is steeds of de kandidaat van tevoren bekend is met de screening bij deze werkgever. Wanneer de werkgever op de website en bij openstaande vacatures over het eigen wervings- en selectiebeleid duidelijk aangeeft dat er gescreend wordt op integriteit en het risicoprofiel van de kandidaat, is de kandidaat daar vooraf mee bekend. Wanneer de kandidaat dan solliciteert naar een functie bij dit bedrijf geeft hij/zij impliciet toestemming voor de screening. Ook bij het daadwerkelijk invullen van het sollicitatieformulier geeft de kandidaat wederom schriftelijk toestemming voor de screening als het formulier van de werkgever daar duidelijk over is. Wordt de screening door een extern bureau gedaan, dan zal de kandidaat toestemming dienen te verlenen voor afgifte van de screeningsconclusies aan de werkgever. In deze situatie wordt er dan van uitgegaan dat een kandidaat drie keer toestemming heeft kunnen geven en de kandidaat werkelijk zijn toestemming heeft gegeven in de zin van de AVG.

Afsluitend

Het screenen van kandidaten draagt bij aan de bewustwording en geeft een duidelijk signaal af dat er waarde wordt gehecht aan een veilige en betrouwbare werkomgeving. Juist die bewustwording, het weten dat de nieuwe collega niet alleen op zijn competenties, maar ook op zijn betrouwbaarheid is getoetst, zorgt voor een gevoelsmatige veiligheid, werkt motiverend en draagt bij aan een gezonde bedrijfscultuur. Ondanks dat er bij een screening veel komt kijken, kan het uw onderneming dus helpen om betrouwbare medewerkers te werven (en uiteraard te behouden).