Privacy Verklaring Nineyards Law B.V.

De besloten vennootschap, Nineyards Law is een internationaal opererend advocaten- en notariskantoor gevestigd en kantoorhoudende te (1083HJ) Amsterdam, Nederland aan de Boelelaan 30 (Zuid-As).

Hieronder lichten wij toe hoe Nineyards Law met persoonsgegevens omgaat mede in het licht van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, evenals op grond van onze beroepsregels en wat uw rechten dienaangaande zijn.

Algemeen

Cliënten van Nineyards Law

Vertrouwelijkheid in de relatie tussen advocaat, notaris en u als cliënt is wettelijk gewaarborgd door de geheimhoudingsplicht van de advocaat en notaris (“beroepsgeheim”) en het recht van de advocaat en notaris om tegenover iedereen zijn geheimhoudingsplicht gestand te doen (“verschoningsrecht”). Het beroepsgeheim is overigens niet absoluut. Zo kunnen de advocaat en notaris op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht zijn om ongebruikelijke transacties, waarbij een vermoeden van witwassen of financiering terrorisme is, te melden bij de daartoe bevoegde instanties (zie verder: Delen van persoonsgegevens met derden).

Alle informatie over een -direct of indirect- geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon (“persoonlijke informatie” of “persoonsgegevens”), die aan ons als advocaat of notaris wordt verstrekt of die wij anderszins verkrijgen, wordt dan ook in de eerste plaats op grond van onze wettelijke verplichtingen vertrouwelijk behandeld.

Daarenboven voldoen wij als advocaat en notaris aan de verplichtingen ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens, die voorvloeien uit de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 en de Nederlandse Uitvoeringswet Gegevensbescherming, onder meer door u hieronder nader te informeren over de doeleinden en gronden voor het verwerken van persoonsgegevens en u te wijzen op uw rechten.

Voor leveranciers, sollicitanten, medewerkers en opdrachtnemers verwijzen wij naar de informatie hieronder.  Wij gaan eerst in op het verwerken van persoonsgegevens van cliënten en derden in het kader van de juridische dienstverlening.

Doeleinden en rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens

Doeleinden

Wij verwerken met name persoonsgegevens ten behoeve van onze juridische en/of notariële dienstverlening.

Dit kan zijn omdat de persoonsgegevens  door de betrokkene op eigen initiatief zijn verstrekt of omdat deze gegevens anderszins in het kader van de dienstverlening zijn verkregen, door derde partijen aan ons kenbaar zijn gemaakt, waaronder wederpartijen, of via openbare bronnen bekend zijn geworden.

Wij verwerken deze persoonsgegevens onder meer om met de cliënt of partijen die bij het dossier betrokken zijn te kunnen communiceren en om de overeenkomst van opdracht te kunnen uitvoeren; voor notariële werkzaamheden (waaronder ook identificatie en authenticatie; het instellen, onderbouwen of uitoefenen van een rechtsvordering of het voeren van (gerechtelijke) procedures; (juridische) advisering, bemiddeling en verwijzing; het betalen, versturen en innen van declaraties; en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Ook kunnen wij persoonsgegevens verwerken voor marketingactiviteiten, zoals het uitnodigen voor een seminar of het versturen van een nieuwsbrief.

Rechtsgronden

Wettelijke verplichting

Wij verwerken persoonsgegevens indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan (een) wettelijke verplichting(en). Zo moeten wij in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (“Wwft”) in sommige gevallen nadere identificatie en informatie vragen en verwerken. Ook mogen wij een kopie van uw identiteitsbewijs maken en bewaren wanneer wij moeten kunnen bewijzen dat wij aan de wettelijke identificatieplicht hebben voldaan. Ook voor het voeren van gerechtelijke procedures moeten wij persoonsgegevens kunnen verwerken om aan wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen.

Uitvoering van de overeenkomst

Daarnaast verwerken wij natuurlijk persoonsgegevens waarvan de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst van onze juridische en/of notariële dienstverlening. Dit kan nodig zijn om geschillen te behandelen of een procedure te kunnen voeren, maar ook om betalingen te kunnen doen of vorderingen te kunnen innen.

Gerechtvaardigd belang

In sommige gevallen kunnen wij ook persoonsgegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang. Zo kunnen wij ook persoonsgegevens van derden of de wederpartij in een procedure verwerken in het kader van vaststelling, de uitoefening of de onderbouwing van een rechtsvordering, of in het kader van een gerechtelijke procedure, danwel in een administratieve of buitengerechtelijke procedure. Ook bijzondere persoonsgegevens moeten wij soms om die reden verwerken indien de verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Ook het verwerken van persoonsgegevens om u gericht uit te nodigen voor seminars of nieuwsbrieven te kunnen sturen dient een gerechtvaardigd belang om de cliënt te informeren over onze dienstverlening en kennis te kunnen delen.

toestemming

Voor zover wij de rechtmatigheid van de verwerking niet kunnen baseren op een van de bovengenoemde grondslagen, zullen wij altijd uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene(n) vragen.

Delen van persoonsgegevens met derden

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derde partijen voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden. Hierbij valt te denken aan het delen van gegevens met een andere advocaat, notaris of juridisch adviseur ten behoeve van de behandeling van een zaak, het (laten) uitvoeren van een deskundigheidsonderzoek of het inschakelen van een andere derde partij in het kader van onze dienstverlening, zoals een IT-leverancier of een vertaalbureau, en ook het verstrekken van uw persoonsgegevens in verband met (gerechtelijke) procedures of correspondentie met de wederpartij. Daarnaast moeten wij in uitzonderlijke gevallen persoonsgegevens verstrekken aan een toezichthouder of een andere met openbaar gezag beklede instantie, voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat. Wij doen dit uiteraard alleen voor zover dit noodzakelijk is en met inachtneming van het hierboven genoemde beroepsgeheim en verschoningsrecht van de advocaat en notaris.

Met de derde partij die namens en in opdracht van uw persoonsgegevens verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten waardoor die derde partij eveneens gehouden is tot naleving van de AVG. Door ons ingeschakelde derde partijen, die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG. Hierbij valt te denken aan een accountant, notaris, of een ingeschakelde derde partij ten behoeve van een second opinion of deskundigenrapport.

Aangezien wij een internationaal opererend advocatenkantoor zijn kan dit betekenen dat wij persoonsgegevens ook moeten doorgeven naar een ander land. Voor zover dit een land buiten de Europese Unie, c.q. Europees Economische Ruimte betreft, die minder juridische bescherming biedt aan persoonsgegevens, zien wij toe op de aanwezigheid van een passend beschermingsniveau. 

Zo maken wij voor het beheren en verzenden van nieuwsbrieven gebruik van een webapplicatie van MailChimp. Hierdoor kunnen zakelijke e-mailadressen van een contactpersoon van onze cliënten op een server in de Verenigde Staten van Amerika komen te staan. Mailchimp is aangesloten bij de EU-US Privacy Shield, waarmee de gegevensbescherming voldoende is gewaarborgd( Mailchimp is een product van The Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308 USA). Voor meer informatie over de manier waarop MailChimp data verwerkt, verwijzen wij naar: https://mailchimp.com/legal/privacy).

Leveranciers van Nineyards Law

Onze leveranciers zijn in beginsel rechtspersonen, maar wij moeten soms ook de persoonsgegevens van de contactpersonen van onze  leveranciers verwerken. Het zal hierbij altijd gaan om een beperkt aantal gegevens, zoals contactgegevens en anderszins voor communicatie en betaling benodigde gegevens.

Het zal duidelijk zijn dat wij dergelijke gegevens alleen verzamelen om uitvoering te kunnen geven aan een overeenkomst die wij met de leverancier hebben gesloten of om te voldoen aan een wettelijke plicht of als een gerechtvaardigd belang, zoals veiligheid, dat vraagt.

Contactpersonen van leveranciers van Nineyards Law kunnen altijd bij ons inzage vragen (zie hieronder voor contactgegevens) in de persoonsgegevens die wij van hen verwerken en/of een of meer van de andere hieronder genoemde rechten uitoefenen.

Sollicitanten, medewerkers en (juridische) opdrachtnemers van Nineyards Law

Voor verdere informatie over de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten, medewerkers en (juridische) opdrachtnemers van Nineyards Law verwijzen wij graag naar de aan hen persoonlijk ter beschikking gestelde privacy verklaringen.

Uw rechten

a) recht op inzage, rectificatie, overdracht of verwijdering van persoonsgegevens

U heeft recht op en kunt te allen tijde een verzoek doen tot inzage, correctie, overdracht en/of verwijdering van uw persoonsgegevens.

b) recht op beperking van of bezwaar tegen de verwerking van persoonsgegevens

U kunt ook een verzoek indienen tot beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens, zoals voor het ontvangen van de nieuwsbrief of uitnodigingen voor seminars, of tegen (bepaalde) verwerkingen bezwaar te maken of – indien wij uw uitdrukkelijke toestemming voor (bepaalde) verwerkingen hebben verkregen, deze toestemming in te trekken.

c) klachtrecht

Voor klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Nineyards Law B.V. verzoeken wij u ons via onderstaand adres of anderszins op de hoogte  te stellen van uw klacht. Daarnaast wijzen wij erop dat u het recht heeft een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens te Den Haag.

Uitoefening rechten: Indienen verzoek of klacht

Indien u inzage in uw persoonsgegevens wilt hebben, deze wilt corrigeren, wilt laten overdragen of verwijderen, of bezwaar hebt tegen bepaalde verwerkingen, dan wel deze verwerkingen wilt beperken, dan kunt u hiervoor een schriftelijk verzoek indienen bij Marijke Molenaar van ons kantoor of via de e-mail  Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij wij aan uw verzoek als betrokkene geen of niet volledige uitvoering kunnen geven. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht van advocaten en notarissen en wettelijke bewaartermijnen.

Een derde-betrokkene (bijvoorbeeld een wederpartij in een  gerechtelijke procedure)  behoeven wij niet te informeren over de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens, wanneer de persoonsgegevens vertrouwelijk moeten blijven uit hoofde van ons beroepsgeheim. Ook het recht op gegevens te wissen kan niet jegens ons worden uitgeoefend wanneer wij de gegevens nodig hebben voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Ook kan de verwerking van persoonsgegevens niet worden beperkt indien die nodig zijn  voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of ter bescherming van de rechten van een ander natuurlijke persoon of rechtspersoon.

Cookies

Op de website van Nineyards Law wordt  alleen gebruik gemaakt van functionele cookies. Een cookie is een klein bestand dat op een computer of mobiel apparaat van een internetgebruiker wordt geplaatst door een web browser. Op de website van Nineyards Law worden alleen sessie cookies gebruikt. Sessie cookies zijn functionele cookies bedoeld om de website tijdens het bezoek goed te laten werken.  Deze cookies worden automatisch verwijderd zodra u uw webbrowser afsluit.

Voor het beheren en verzenden van nieuwsbrieven gebruik van een webapplicatie van MailChimp (zie hierboven). Voor meer informatie over de cookies die MailChimp plaats, verwijzen wij naar: https://mailchimp.com/legal/cookies/.  U kunt het plaatsen van cookies ook zelf uitschakelen door dit aan te geven in uw browser.

Beveiliging persoonsgegevens

Wij zorgen, rekening houdend met de stand van de techniek, voor passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. In het geval wij gebruik maken van diensten van derde partijen, zoals een IT-leverancier, zullen wij  in het kader van de bescherming van persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst afspraken vastleggen over afdoende beveiligingsmaatregelen.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Nineyards Law bewaart persoonsgegevens die worden verwerkt niet langer dan noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden van de gegevensverwerking dan wel op grond van toepasselijke wet- en regelgeving is vereist.

Zo wordt, om te voldoen aan fiscale wetgeving,  onze boekhouding 7 jaar bewaard. Dossiers bewaren wij, afhankelijk van de wettelijke verplichtingen, voor 5 of 20 jaar.